Handwerker bei der Instandsetzung eines Mehrfamilienhauses – typische Maßnahme, die über die Erhaltungsrücklage der Wohnungseigentümergemeinschaft finanziert wird.

Einführung: Immobilieninvestoren, die Eigentumswohnungen vermieten, zahlen regelmäßig Hausgeld an die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Darin enthalten ist oft ein Anteil für die Erhaltungsrücklage – ein Spartopf für künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum (früher als Instandhaltungsrücklage bezeichnet).

Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 14.01.2025 (Az. IX R 19/24) stellt klar, dass Einzahlungen in diese Erhaltungsrücklage zunächst nicht steuerlich als Werbungskosten absetzbar sind​.

Erst wenn die angesparten Mittel tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum ausgegeben werden, dürfen Vermieter die entsprechenden Beträge in ihrer Steuererklärung geltend machen​. Im Folgenden erläutern wir praxisorientiert, was das bedeutet, welche Missverständnisse vermieden werden sollten und worauf in der Steuererklärung zu achten ist.

Was ist die Erhaltungsrücklage und warum gibt es sie?

Die Erhaltungsrücklage (nach Wohnungseigentumsgesetz, z.B. § 28 WEG) ist eine von der WEG gebildete finanzielle Reserve für zukünftige Reparaturen und Instandhaltungen am Gemeinschaftseigentum einer Wohnanlage. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile der Immobilie, die allen Wohnungseigentümern gemeinsam gehören – etwa Dach, Fassade, Treppenhaus, technische Anlagen etc. Jeder Wohnungseigentümer ist verpflichtet, regelmäßig Beiträge in diese Rücklage einzuzahlen, meist über das monatliche Hausgeld. Zweck: Größere Ausgaben (wie Dachreparaturen oder Fahrstuhlsanierungen) sollen nicht überraschend als Einmalbetrag anfallen, sondern durch kontinuierliches Ansparen finanziert werden. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde mit der WEG-Reform 2020 sogar noch verstärkt: Die WEG erhält nun volle Rechtsfähigkeit (§ 9a Abs. 1 WEG) und das angesparte Geld gehört als Verbandsvermögen der Gemeinschaft – der einzelne Eigentümer hat keinen frei verfügbaren Anteil mehr daran​.

Für Vermieter stellt sich die Frage: Kann ich meine Einzahlungen in die Erhaltungsrücklage steuerlich absetzen? Schließlich dienen sie indirekt dem Werterhalt meiner vermieteten Immobilie.

WEG-Reform 2020: Neue Rechtslage, aber gleiche steuerliche Behandlung

Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes Ende 2020 (WEMoG) hat die Rahmenbedingungen für Erhaltungsrücklagen geändert. Seitdem ist die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) eine rechtsfähige Gemeinschaft (§ 9a WEG). Das bedeutet, dass die Rücklagenbeiträge zivilrechtlich der Gemeinschaft gehören und nicht mehr anteilig dem einzelnen Eigentümer. Praktisch heißt das: Als Eigentümer kommen Sie an das eingezahlte Geld nicht mehr direkt heran – es ist für die Gemeinschaft zweckgebunden “eingefroren”. Dieses neue Rechtskonstrukt ließ manche Vermieter hoffen, dass damit auch steuerlich die Einzahlung als sofortiger Aufwand anerkannt werden könnte, weil das Geld ja endgültig aus dem eigenen Vermögen ausgeschieden ist​. Doch Vorsicht: Der BFH hat klargestellt, dass die WEG-Reform an der steuerlichen Beurteilung nichts ändert. Auch unter der neuen Rechtslage gilt: Ein Werbungskostenabzug ist erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Verwendung der Rücklagengelder zulässig, nicht bereits bei der Einzahlung​

Hintergrund: Diese Entscheidung bestätigt die langjährige Rechtsprechung. Bereits 1988 hatte der BFH so entschieden, und daran hat sich trotz neuer WEG-Regeln nichts geändert. Die Reform hat also nur zivilrechtliche Auswirkungen (die Rücklage ist jetzt Verbandsvermögen der WEG), aber steuerlich bleibt der Zeitpunkt der Abzugsfähigkeit unverändert.

BFH-Urteil 2025: Einzahlungen sind noch keine Werbungskosten

Im konkreten Fall, den der BFH zu entscheiden hatte, vermietete ein Ehepaar zwei Eigentumswohnungen. Im Jahr 2021 zahlten sie 1.326 € in die Erhaltungsrücklagen der WEGs ein (über das monatliche Hausgeld)​. Diese Summe setzten sie in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten (Ausgaben bei Vermietung) an. Das Finanzamt lehnte jedoch ab mit der Begründung, dass ein Abzug erst in dem Jahr möglich sei, in dem die Mittel tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum verwendet werden. Nach erfolglosem Einspruch und Klage beim Finanzgericht zog das Ehepaar vor den BFH – und verlor dort ebenfalls

Kernaussage des BFH-Urteils: Die bloße Zuführung von Hausgeld in die Erhaltungsrücklage rechtfertigt keinen Werbungskostenabzug bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung.

Erst wenn und soweit die WEG die zurückgelegten Mittel für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt, besteht der erforderliche wirtschaftliche Zusammenhang mit der Vermietungstätigkeit​. Mit anderen Worten: In der “Ansparphase” entsteht noch kein abzugsfähiger Aufwand, sondern erst in der “Ausgabephase”, wenn das Geld aus dem Gemeinschafts-Spartopf entnommen und für Reparaturen eingesetzt wird

Begründung: Werbungskosten sind nur solche Aufwendungen, die durch die Vermietung veranlasst sind (§ 9 Abs. 1 EStG). Der BFH stellte fest, dass die Zahlung in die Rücklage anfänglich nichts mit der Vermietung zu tun hat.

Jeder Wohnungseigentümer – auch einer, der die Wohnung selbst bewohnt – muss diese Beiträge leisten, um die Rücklage aufzubauen. Es handelt sich um eine allgemeine Eigentümerpflicht, unabhängig davon, ob die Wohnung vermietet ist oder nicht​.

Ein Selbstnutzer hätte die gleiche Zahlung erbracht, ohne dass sie bei ihm steuerlich relevant wäre. Für Vermieter fehlt daher zum Zeitpunkt der Einzahlung der direkte Zusammenhang mit der Erzielung von Mieteinnahmen. Dieser Zusammenhang entsteht erst, wenn die Mittel für konkrete Erhaltungsmaßnahmen am Mietobjekt ausgegeben werden​.

Erst dann kommen die gezahlten Beiträge Ihrer vermieteten Immobilie zugute – beispielsweise durch eine Sanierung, die den Wert und die Vermietbarkeit erhält. Folgerichtig ist erst dieser tatsächlich verausgabte Anteil als Werbungskosten abziehbar​

Ein weiteres Argument der BFH-Richter: Wirtschaftlich betrachtet ist die Rücklage das “Sparbuch” der Gemeinschaft​. Verkaufen Sie Ihre Wohnung, wird eine vorhandene hohe Rücklage in der Regel im Kaufpreis berücksichtigt​

– Sie erhalten den Wert also beim Verkauf zurück. Das unterstreicht, dass die Einzahlungen nicht verloren sind, sondern im Objekt stecken. Ein Abzug ohne tatsächliche Verwendung käme einer doppelten Begünstigung gleich (erst Steuervorteil, später höherer Verkaufserlös). Fazit des Gerichts: Zahlungen in die Erhaltungsrücklage sind nicht sofort abzugsfähig, auch nicht unter dem neuen WEG-Recht. Vermieter dürfen den Werbungskostenabzug erst zum Zeitpunkt der Verwendung der Rücklage geltend machen – wenn das Geld tatsächlich für Instandhaltung ausgegeben wird​

Wie wird die Erhaltungsrücklage in der Anlage V behandelt?

Typische Missverständnisse vermeiden

Viele Eigentümer haben in der Vergangenheit falsch eingeschätzt, wie die Erhaltungsrücklage steuerlich behandelt wird. Hier einige typische Irrtümer und die Klarstellung:

  • „Mein Hausgeld ist voll abzugsfähig, schließlich sind das laufende Kosten.“ – Nein. Nur der Teil des Hausgeldes, der laufende umlagefähige Betriebskosten (Hausmeister, Versicherung, Reinigung etc.) oder sofortige Ausgaben enthält, ist direkt abzugsfähig. Der Anteil, der in die Erhaltungsrücklage fließt, ist zunächst nicht abzugsfähig, weil er eben nur zurückgelegt und (noch) nicht ausgegeben wird.
  • „Seit der WEG-Reform gehört das Geld der Gemeinschaft. Für mich ist es weg, also muss ich es als Ausgabe absetzen können.“Falsch. Zwar ist das Geld rechtlich nicht mehr in Ihrem Vermögen​, aber steuerlich zählt der Zweck: Sie zahlen in die Rücklage aufgrund gesetzlicher Pflicht als Eigentümer, nicht wegen der Vermietung​. Erst wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungszwecke am Mietobjekt verwendet, entsteht der nötige Vermietungsbezug und steuerliche Aufwand.
  • „Dann setze ich einfach jedes Jahr meine Einzahlungen an – das merkt das Finanzamt schon nicht.“Riskant. Die Finanzämter kennen die Rechtslage und fordern bei Prüfung oft die Jahresabrechnung der WEG an. Daraus geht hervor, wieviel in die Rücklage geflossen ist. Unberechtigt abgezogene Rücklagenbeiträge würden korrigiert oder im schlimmsten Fall als Steuerverkürzung gewertet.
  • „Wenn Reparaturen aus der Rücklage bezahlt werden, kann ich nichts absetzen, da ich ja in dem Jahr nichts extra gezahlt habe.“Doch! Genau dann ist der Abzug möglich. Auch wenn die Instandhaltung aus früher angespartem Geld beglichen wird, dürfen Sie im Jahr der Reparatur Ihren anteiligen Aufwand steuerlich geltend machen. Es kommt nicht darauf an, dass Sie im Reparaturjahr neues Geld gezahlt haben – der Abfluss für die Reparatur hat aus dem Gemeinschaftsvermögen stattgefunden, was nun Ihnen anteilig als Aufwand zugerechnet wird.

Praxis: Wann und wie können Vermieter die Kosten absetzen?

Grundregel: Als Vermieter können Sie Beiträge zur Erhaltungsrücklage erst in dem Jahr als Werbungskosten absetzen, in dem daraus tatsächlich Erhaltungsaufwendungen finanziert wurden. Das bedeutet, Sie müssen den Zeitpunkt der Ausgabe im Auge behalten. Konkret:

  • Keine Verwendung im laufenden Jahr: Wurde im betreffenden Jahr nichts aus der Rücklage entnommen, gibt es keinen abzugsfähigen Erhaltungsaufwand. Ihre Einzahlungen bleiben im “Topf” und wirken sich (noch) nicht steuermindernd aus.
  • Teilweise oder vollständige Verwendung: Wurde Geld aus der Rücklage für Reparaturen/Instandhaltung entnommen, können Vermieter **ihren Anteil an den tatsächlichen Kosten abziehen. Dieser Anteil entspricht typischerweise dem, was Sie ursprünglich in die Rücklage eingezahlt haben, das nun für Ihre Wohnung verwendet wird.

Stellen Sie sich die Erhaltungsrücklage als Treuhandkonto vor: Sie zahlen regelmäßig ein, aber steuerlich berücksichtigt wird es erst, wenn vom Verwalter eine Rechnung bezahlt wird, die aus diesem Konto finanziert ist. Dann wird aus den angesammelten Beiträgen echtes Instandhaltungsmanagement am Gebäude – und damit betrieblicher Aufwand für Ihre Vermietung.

Beispiel: Steuerliche Auswirkung über mehrere Jahre

Angenommen, Sie zahlen monatlich 100 € in die Erhaltungsrücklage (1.200 € pro Jahr). Im folgenden Szenario sehen wir, wann ein Werbungskostenabzug möglich ist:

Jahr Einzahlung in die Rücklage Entnommene Mittel für Reparaturen (Ihr Anteil) Abziehbarer Erhaltungsaufwand im Jahr
2023 1.200 € 0 € (keine Maßnahme) 0 € (kein Abzug möglich)
2024 1.200 € 0 € (keine Maßnahme) 0 € (kein Abzug möglich)
2025 1.200 € 3.000 € (z. B. Dachsanierung durch WEG) 3.000 € (voll als Werbungskosten absetzbar)

Erläuterung: In den Jahren 2023 und 2024 wurden keine Reparaturen aus der Rücklage bezahlt – die je 1.200 € Einzahlung pro Jahr bleiben in der Rücklage. Steuerlich können diese Beträge in 2023/2024 noch nicht geltend gemacht werden. Im Jahr 2025 führt die WEG eine größere Dachsanierung durch. Ihr Anteil von 3.000 € wird aus der angesammelten Rücklage entnommen (die bis Ende 2024 bereits 2.400 € betrug, zuzüglich der 2025er Einzahlung). Dieser Betrag von 3.000 € ist im Jahr 2025 als Erhaltungsaufwand abziehbar, da nun eine konkrete Instandhaltungsmaßnahme durchgeführt und bezahlt wurde. Die restlichen nicht verbrauchten Rücklagenmittel (hier wären 1.200+1.200+1.200 – 3.000 = 600 € verbleibend) bleiben weiter stehen und sind erst absetzbar, wenn sie in Zukunft für weitere Maßnahmen genutzt werden.

Hinweis: Hätte die Rücklage für die Dachsanierung nicht ausgereicht, müssten die Eigentümer eventuell eine Sonderumlage von z.B. weiteren 500 € leisten. Wird diese unmittelbar für die Reparatur verwendet, wäre auch dieser zusätzliche Betrag im Jahr 2025 abzugsfähig (da er direkt in die Maßnahme fließt). Entscheidend ist immer: Mittelabfluss für Erhaltungszwecke.

Durch dieses Vorgehen ergibt sich zwar eine zeitliche Verschiebung des Steuerabzugs, aber kein endgültiger Nachteil: Die insgesamt abzugsfähigen Kosten entsprechen am Ende den tatsächlichen Instandhaltungsausgaben. Im Beispiel wurden über drei Jahre 3.600 € eingezahlt und letztlich 3.000 € für die Sanierung als Werbungskosten abgesetzt (die restlichen 600 € würden später absetzbar oder kämen im Verkaufsfall dem Verkäufer zugute). Vermieter sollten also frühzeitig planen, dass größere Ausgaben gebündelt in einzelnen Jahren anfallen können – was ggf. zu starken Schwankungen in der Steuerlast führen kann. Ggf. kann man durch geschickte Timing der Maßnahmen oder Verteilung (falls möglich) eine gleichmäßigere steuerliche Belastung erreichen. In jedem Fall gilt: Ungenutzte Rücklagenbeiträge gehen nicht verloren, sondern führen entweder später zu Werbungskosten oder erhöhen indirekt den Immobilienwert.

Steuererklärung richtig ausfüllen: Darauf sollten Sie achten

Die korrekte Erfassung der Hausgeldzahlungen und Erhaltungsaufwendungen in der Steuererklärung (Anlage V für Vermietung) ist essenziell. Fehler können zu Nachfragen des Finanzamts oder einer Kürzung der abgesetzten Kosten führen. So gehen Sie vor:

  • Betriebskosten vs. Rücklage trennen: Geben Sie in der Steuererklärung nicht einfach das gesamte gezahlte Hausgeld als Ausgabe an. Trennen Sie den Anteil für die Erhaltungsrücklage heraus. Nur der Teil des Hausgeldes, der laufende Kosten deckt (Betriebskosten, Verwaltung etc.), darf direkt als Werbungskosten angesetzt werden. Den Rücklagenanteil dürfen Sie erst ansetzen, wenn er verbraucht wurde (siehe oben). Viele Eigentümer notieren in der Anlage V z.B. „Hausgeld (ohne Rücklagenanteil) = X €“. So ist transparent, dass der Rücklagenteil nicht darin enthalten ist.
  • Auf Rücklagen-Verwendung im Abrechnungsjahr achten: Prüfen Sie die Jahresabrechnung der WEG, ob im betreffenden Jahr Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage für Instandhaltung erfolgt sind. Wenn ja, ermitteln Sie Ihren Anteil an den Ausgaben. Meist weist die Abrechnung aus, welcher Betrag aus der Rücklage entnommen und wofür er verwendet wurde. Diesen Betrag können Sie zusätzlich als Werbungskosten ansetzen. Beispiel: Die WEG-Abrechnung 2025 zeigt, dass 50.000 € aus der Rücklage für eine Dachreparatur entnommen wurden. Ihr Miteigentumsanteil beträgt 2 %, also entfallen 1.000 € der Kosten auf Sie – diesen Betrag dürfen Sie 2025 als Erhaltungsaufwand eintragen (auch wenn Sie 2025 selbst nichts extra gezahlt haben außer dem üblichen Hausgeld).
  • Nachweise bereithalten: Legen Sie Ihrer Steuererklärung idealerweise eine Kopie der WEG-Jahresabrechnung bei oder bewahren Sie sie zumindest auf, falls das Finanzamt Nachweise anfordert. Aus der Jahresabrechnung und dem Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) geht hervor, wie hoch Ihre Einzahlungen zur Rücklage waren und welche Beträge für Maßnahmen entnommen wurden. Diese Dokumente sind der beste Nachweis, dass Sie nur tatsächlich verausgabte Beträge absetzen. Auch Einzelbelege (Handwerkerrechnungen), sofern verfügbar und auf Sie umgelegt, können im Zweifel hilfreich sein.
  • Kein Abzug ohne Maßnahme: Wenn keine Instandhaltung im Jahr stattfand, vermerken Sie den Rücklagenbeitrag nirgends als Kosten. Es ist nicht nötig (und auch nicht ratsam), diesen Betrag separat anzugeben – er wäre vom Finanzamt zu streichen. Sie können sich jedoch notieren, wie viel Sie in dem Jahr in die Rücklage eingezahlt haben, um den Überblick für zukünftige Jahre zu behalten.
  • Steuerberatung nutzen bei Unsicherheit: Die Materie kann kompliziert wirken, insbesondere bei mehreren Wohnungen und unregelmäßigen Maßnahmen. Ein Steuerberater oder erfahrenes Lohnsteuerhilfe-Vereinsmitglied kann helfen, die korrekten Zahlen in die Anlage V einzutragen und eventuelle Besonderheiten (z.B. große Modernisierungen, Verteilung von Kosten über mehrere Jahre oder die Abgrenzung zu anschaffungsnahem Aufwand bei kürzlich erworbenen Objekten) zu berücksichtigen.

Fazit

Für Immobilieninvestoren mit Eigentumswohnungen heißt es aufgepasst: Beiträge zur Erhaltungsrücklage sind erst dann steuerlich als Werbungskosten abziehbar, wenn sie in konkrete Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum geflossen sind​.

Das BFH-Urteil vom 14.01.2025 hat diese Regel deutlich bestätigt und etwaige Hoffnungen auf einen früheren Abzug (trotz WEG-Reform) zunichte gemacht. In der Praxis sollten Vermieter daher sorgfältig Buch führen, was mit ihren Rücklagenbeiträgen passiert. Nutzen Sie die WEG-Jahresabrechnungen, um abzulesen, wann Ihr Geld in die Instandhaltung Ihrer Immobilie geflossen ist, und machen Sie dann den Abzug geltend. So stellen Sie sicher, dass Sie alle zustehenden Werbungskosten bekommen, ohne ins Visier des Finanzamts zu geraten. Mit diesem Wissen lassen sich typische Fehler vermeiden und die Steuererklärung korrekt und optimiert gestalten. Sollten Unklarheiten bestehen, ziehen Sie fachkundigen Rat hinzu – dann steht einer korrekten steuerlichen Behandlung Ihrer Immobilieninvestition nichts im Wege.

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