Executive Summary

Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland zur Pflicht. Unternehmen im B2B-Bereich müssen sich darauf vorbereiten, Rechnungen elektronisch empfangen und revisionssicher archivieren zu können. Dieser Artikel bietet Ihnen eine Übersicht über die Vorteile der E-Rechnung, die notwendigen Schritte zur Implementierung sowie wichtige Fristen. Erfahren Sie, wie Sie durch Automatisierung Effizienz steigern, Kosten senken und zur Digitalisierung beitragen können. Nutzen Sie die Chance, um Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.

Illustration zeigt die Transformation von E-Rechnungen in digitale Datenströme, unterstützt durch Zahnräder und Netzwerklinien, um den Übergang von traditioneller zu digitaler Rechnungsstellung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu symbolisieren (E-Rechnung).

1. Einleitung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zur Pflicht. Diese Regelung betrifft Sie, wenn Sie in Deutschland im B2B-Bereich tätig sind und bringt wichtige Änderungen mit sich, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen bieten. Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen frühzeitig die nötigen Informationen zu geben, damit Sie die neuen Anforderungen rechtzeitig umsetzen können. Es ist wichtig, bereits jetzt aktiv zu werden, um späteren Problemen vorzubeugen.

2. Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von traditionellen Rechnungen, wie der Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Während klassische Rechnungen meist manuell bearbeitet werden, ermöglicht die E-Rechnung eine vollständig elektronische und automatisierte Verarbeitung. Sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die direkt in Ihre Systeme eingelesen werden kann.

Eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das es Ihnen erlaubt, diese automatisch weiterzuverarbeiten.

Wo ist da der große Unterschied zu einer PDF-Rechnung? Die können Spezialprogramme doch auch heute schon auslesen und die Daten nutzen. Nicht ganz: Die E-Rechnung enthält alle notwendigen Daten in einem strukturierten Format. Sie benötigen keine Anlernprozesse mehr wie heute, um den Programmen zu erklären, wo sie was auf einer Rechnung finden. In ihr sind alle Daten so enthalten, wie Sie sie brauchen.

Die meisten Lieferanten werden wohl auch in Zukunft E-Rechnungen versenden, die ein Mensch lesen kann. Das PDF ist dann nur eine Zusammenfassung der eigentlichen Rechnungsdaten, die im Hintergrund mitgeliefert werden. Rechtliche Relevanz besitzt aber nur die E-Rechnung, nicht mehr das PDF.

3. Zeitstrahl zur Einführung der E-Rechnung

Um Ihnen eine klare Orientierung zu bieten, ist es wichtig, die relevanten Fristen zur Einführung im Blick zu haben:

  • Ab Januar 2025: Sie sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Diese Verpflichtung bedeutet, dass alle Ihre internen Prozesse entsprechend angepasst werden müssen, damit der Empfang von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.
  • Übergangsregelungen bis 2027: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen in bestimmten Fällen noch Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Formate genutzt werden. Ab 2027 sind nur noch E-Rechnungen in einem strukturierten Format erlaubt. Diese Übergangszeit gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse anzupassen, sollte aber nicht als Grund dienen, die Umstellung zu verzögern.

Diese Fristen sind entscheidend, um keine Risiken einzugehen und sich rechtzeitig auf die Anforderungen vorzubereiten. Wenn Sie den Umstellungsprozess frühzeitig beginnen, profitieren Sie von einem reibungslosen Übergang und vermeiden mögliche Strafzahlungen oder Probleme mit der Finanzverwaltung.

4. Was müssen Sie bis zum 1. Januar 2025 tun?

Bis zum 1. Januar 2025 müssen Sie sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Dies ist nur der erste Schritt. Weitere Anpassungen sind erforderlich, um vollständig gesetzeskonform zu sein.

Haben Sie bereits Datev Unternehmen Online (DUO) im Einsatz, brauchen Sie gar nicht mehr so viel zu tun. Legen Sie einfach eine neue E-Mail-Adresse an, an die alle E-Rechnungen gehen sollen, z. B. rechnungseingang@mueller.de. Achten Sie darauf, dass diese E-Mail-Adresse sicher ist und nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben. Nutzen Sie gegebenenfalls Verschlüsselung, um sensible Daten zu schützen. Diese Adresse teilen Sie allen Lieferanten mit. Alle Rechnungen, die Sie erhalten, leiten Sie an DUO weiter. Mehr ist erst einmal nicht notwendig.

Wenn Sie DUO noch nicht nutzen, sprechen Sie uns an. Wir besprechen mit Ihnen die Schritte zur Einführung. Wir haben bereits in vielen Unternehmen DUO eingeführt und helfen Ihnen gerne. Die Einführung dauert keine Wochen, sondern ist in 1 bis 2 Tagen erledigt.

Für die weiteren Schritte haben Sie dann bis Ende 2026 Zeit. Wir empfehlen allerdings, möglichst schnell mit der umfassenden Einführung der E-Rechnung zu beginnen. Die E-Rechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch die Chance, die Digitalisierung voranzutreiben.

Was sollten Sie dafür tun?

  • Analyse der aktuellen Prozesse: Bestehende Rechnungsprozesse sollten überprüft und mögliche Anpassungsbedarfe identifiziert werden. Es muss sichergestellt werden, dass alle relevanten Abteilungen – von der Buchhaltung bis zum Vertrieb – auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet sind. Das bedeutet auch, dass Prozesse auf Redundanzen geprüft und digitalisiert werden müssen, um von der neuen Technologie maximal zu profitieren.
  • Anpassung der Software: Die Einführung erfordert geeignete Softwarelösungen, die die Formate XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Es ist essenziell, dass Ihre eingesetzte Buchhaltungssoftware die Anforderungen erfüllt und nahtlos mit anderen Systemen kommunizieren kann. Viele Softwareanbieter haben bereits Updates bereitgestellt oder bieten Lösungen an, die speziell auf die neuen Anforderungen zugeschnitten sind. Gehen Sie auf Ihren Softwareanbieter zu und besprechen Sie das Thema mit ihm. Er wird dafür eine Lösung haben.Nur dann, wenn Sie eine Eigenentwicklung nutzen, müssen Sie selbst aktiv werden, entweder indem die Eigenlösung so aktualisiert wird, dass sie E-Rechnung erzeugen kann, oder indem Sie auf eine Standardlösung wechseln.
    Und wenn Sie Ihre Rechnungen immer noch in Word oder Excel erstellen? Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung. Wir helfen Ihnen dabei, rechtskonforme und effiziente Lösungen zu finden. Es gibt genügend Tools am Markt, die Sie bei der rechtskonformen Rechnungsschreibung unterstützen, und die kosten nicht die Welt.
  • Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern und Steuerberatern: Eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister und uns ist sinnvoll, um alle technischen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. IT-Dienstleister können Ihnen dabei helfen, die richtigen Softwarelösungen zu implementieren, während wir sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Diese Zusammenarbeit kann auch dabei helfen, interne Schulungen zu planen und Ihre Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorzubereiten.

Checkliste zur Vorbereitung:

  • Sind Ihre Rechnungsprozesse bereits digitalisiert? Eine vollständige Digitalisierung ist der erste Schritt, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
  • Verfügen Sie über eine geeignete Software zur Erstellung und Bearbeitung von E-Rechnungen? Die Software sollte in der Lage sein, sowohl das Senden als auch das Empfangen von strukturierten Rechnungsdaten zu gewährleisten.
  • Haben Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult? Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern auch das Personal, das mit Rechnungsstellung und Buchhaltung befasst ist. Schulungen sind notwendig, damit die neuen Abläufe reibungslos umgesetzt werden können.

5. Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Sie nutzen sollten, um Ihre Prozesse zu verbessern:

  • Effizienz und Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung werden Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt. Die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten gehört der Vergangenheit an. Stattdessen werden die Daten automatisch verarbeitet, wodurch typische Eingabefehler vermieden werden. Dies führt zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität.
  • Kosteneinsparungen: Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen, was langfristig zu erheblichen Einsparungen führen kann. Zudem sparen Sie durch die Automatisierung auch Arbeitszeit, da weniger manuelle Tätigkeiten erforderlich sind. Auch die Archivierung der Rechnungen wird durch die elektronische Speicherung einfacher und kostengünstiger.

Beispiele für Kosteneinsparungen durch Digitalisierung mit E-Rechnungen

    1. Weniger Papierverbrauch: Die Umstellung eliminiert den Bedarf an Papier, Umschlägen und Porto. Das spart Materialkosten und reduziert gleichzeitig die Umweltbelastung.
    2. Automatisierte Rechnungsfreigabeprozesse: Durch den Einsatz digitaler Freigabeworkflows können Rechnungen schneller und effizienter geprüft und freigegeben werden. Dies spart Zeit und reduziert die Arbeitskosten für manuelle Prüfungsschritte.
    3. Reduzierung von Archivierungskosten: Traditionelle Papierarchivierung benötigt Platz und Aufwand für die Lagerung. Mit E-Rechnungen erfolgt die Archivierung digital, wodurch Lagerkosten und der Aufwand für das Suchen von Dokumenten entfallen.
    4. Weniger manuelle Bearbeitung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe.
  • Nachhaltigkeit: Weniger Papier bedeutet einen geringeren ökologischen Fußabdruck, was die E-Rechnung zu einer umweltfreundlicheren Lösung macht. Wenn Sie auf elektronische Rechnungen umstellen, leisten Sie einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz, indem Sie Ressourcen sparen und den CO2-Ausstoß durch den Wegfall von Druck und Versand reduzieren.
  • Mehr Unabhängigkeit vom Arbeitsmarkt: Alle Unternehmen in Deutschland leiden unter dem Fachkräftemangel. Die demographische Entwicklung wird diesen Mangel weiter verschärfen und ausländische Fachkräfte sind, gerade für den Mittelstand, schwer davon zu überzeugen, nach Deutschland zu kommen. Jede Stunde, die Sie mit digitaler Arbeit sparen können, muss kein Mitarbeiter leisten.
  • Treiber der Digitalisierung: Die gesetzliche Vorschrift  kann als Chance gesehen werden, Ihre Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu arbeiten. Die Einführung der E-Rechnung ist oft der erste Schritt zu einer umfassenderen Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die auch andere Bereiche, wie z. B. das Lieferantenmanagement oder die interne Kommunikation, verbessern kann.
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede E-Rechnung ist eindeutig nachvollziehbar und die Verarbeitungsschritte sind dokumentiert. Das erhöht die Transparenz und erleichtert sowohl die interne Kontrolle als auch die externe Prüfung durch Steuerbehörden.

Das Sparpotential der E Rechnung ist auch bei kleinen Unternehmen 5-stellig

Die Einführung der E-Rechnung kann Ihren Gewinn deutlich erhöhen. Ich zeige Ihnen das an einem konkreten Beispiel:

Laut einer aktuellen Studie beträgt die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer manuellen Eingangsrechnung etwa 25 Minuten, während die Bearbeitungszeit durch Automatisierung auf durchschnittlich 6 Minuten reduziert werden kann. Diese Berechnungen basieren auf branchenüblichen Annahmen.

Bei 1.000 Rechnungen pro Monat können dadurch etwa 317 Stunden Arbeitszeit eingespart werden (von 417 Stunden auf 100 Stunden reduziert), die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können. Wenn man den durchschnittlichen Stundenlohn eines Buchhaltungssachbearbeiters von etwa 25 Euro zugrunde legt, bedeutet dies eine monatliche Einsparung von rund 7.925 Euro an Personalkosten. Dies zeigt deutlich den finanziellen Vorteil der Automatisierung.

6. Und wenn ich das alles nicht will?

Leider haben Sie keine Wahl. Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung der gesetzlich vorgesehene Weg, Rechnungen von Lieferanten zu erhalten. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie die akzeptieren.

Man kann sich auf den Standpunkt stellen “Wer mir eine E-Rechnung schicken will, ist eben kein Lieferant mehr.” Die meisten Stadtwerke im Ruhrgebiet haben schon angekündigt, ab dem 1. Januar 2025 nur noch E-Rechnungen zu verschicken. Bei der Telekom und anderen “Massenanbietern” wird das nicht anders aussehen. Für die ist es viel zu teuer, bei Rechnungen einen zusätzlichen Übertragungsweg anzubieten. Auf Strom, Telefon und Internet kann kein Unternehmer verzichten.

Ab 2027 müssen alle Unternehmer ausschließlich E-Rechnungen nutzen. Andere Formate berechtigten nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Alle B2B-Kunden werden also eine solche Rechnung brauchen.

Sehen Sie in der Einführung keine weitere Belastung. Nutzen Sie die Chancen, die sich für Sie bieten. Sie können es ohnehin nicht ändern, also warum nicht das Beste daraus machen?

Zu guter Letzt: Ihre Konkurrenten werden die Kostenvorteile mit Sicherheit nutzen. Warum wollen Sie der Konkurrenz diesen Vorteil gönnen?

7. Fazit

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, den Weg in eine digitale Zukunft zu ebnen. Wenn Sie frühzeitig handeln, profitieren Sie von effizienteren Abläufen, weniger Fehlern und Kosteneinsparungen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre internen Prozesse zu analysieren und auf die neuen Anforderungen umzustellen. Der Umstieg auf die E-Rechnung sollte nicht als zusätzliche Belastung, sondern als Gelegenheit gesehen werden, die Digitalisierung voranzutreiben und langfristig davon zu profitieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die E-Rechnung und was unterscheidet sie von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die vollständig elektronisch verarbeitet werden kann, ohne manuelle Eingriffe. Im Gegensatz zur PDF-Rechnung, die häufig aufwändige Anlernprozesse benötigt, um Daten auszulesen, sind in der E-Rechnung alle notwendigen Daten direkt im maschinenlesbaren Format hinterlegt.

Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Alle Unternehmen sind dann dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren zu können.

Gibt es Übergangsfristen für die Einführung der E-Rechnung?

Ja, bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Formate genutzt werden. Ab 2027 sind jedoch ausschließlich E-Rechnungen in einem strukturierten Format erlaubt

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für mein Unternehmen?

Die E-Rechnung ermöglicht:
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren die manuelle Arbeit und minimieren Fehler.
Kosteneinsparungen: Weniger Papier- und Druckkosten sowie reduzierte Arbeitszeiten führen zu Einsparungen.
Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere Umweltauswirkungen.
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte der Rechnungsverarbeitung sind dokumentiert und nachvollziehbar.

Welche Schritte sind notwendig, um die E-Rechnung erfolgreich einzuführen?

Bis zum 1. Januar 2025 sollten Sie:
Ihre Rechnungsprozesse analysieren und Anpassungsbedarfe identifizieren.
Softwarelösungen einsetzen, die die E-Rechnung unterstützen (z. B. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD).
Mitarbeiter schulen und Ihre IT-Infrastruktur anpassen, um die neuen Prozesse optimal umzusetzen.

Wie hilft mir die E-Rechnung bei der Digitalisierung?

Die E-Rechnung ist häufig der erste Schritt in eine umfassendere Digitalisierung. Prozesse werden automatisiert, was zu einer verbesserten Effizienz und Transparenz führt. Die E-Rechnung trägt dazu bei, Ihre internen Prozesse zukunftssicher zu gestalten und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnung nicht umsetzen möchte?

Ab dem 1. Januar 2025 ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Ab 2027 sind andere Rechnungsformate für den Vorsteuerabzug nicht mehr gültig. Eine Verweigerung der E-Rechnung könnte Ihre Geschäftsbeziehungen negativ beeinflussen, da viele Lieferanten ausschließlich E-Rechnungen versenden werden.

Kann ich meine bisherigen Rechnungsformate wie Word oder Excel weiterhin verwenden?

Nein, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden. Wir beraten Sie gerne, wie Sie kostengünstig auf eine rechtskonforme Lösung umstellen können.
Übrigens ist auch heute schon die alleinigen Nutzung von Word oder Excel nicht zulässig, da Rechnungen revisionssicher erstellt werden müssen.

Wie sicher ist die E-Rechnung?

E-Rechnungen können verschlüsselt und revisionssicher archiviert werden, was die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet. Die Struktur sorgt außerdem dafür, dass keine wichtigen Daten verloren gehen oder manipuliert werden können.

Warum sollte ich die E-Rechnung jetzt schon einführen, wenn ich eine Übergangsfrist bis 2027 habe?

Ein früher Umstieg ermöglicht Ihnen, schon jetzt von den Vorteilen zu profitieren, wie z. B. Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Außerdem sind Sie dann bestens vorbereitet, um gesetzeskonform zu agieren, wenn die vollständige Umstellung 2027 in Kraft tritt. Sie können dann gleich auch die Umstellung auf die neue Wirtschaftsidentifikationsnummer in einem Aufwasch mit erledigen.